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全校各有关单位：

根据教育部关于申办国际会议的相关规定和通知，我校开始2021年国际会议的预报和申报工作。现将有关事宜通知如下：

一、总要求

     （一）预报、申报范围：所有拟于2021年举办的国际会议、以及拟于2021年以后举办但需于2021年对外承诺的国际会议（包括线下国际会议，线上国际会议以及线上与线下相结合的国际会议），均须向教育部履行报批手续。

     （二）步骤：所有国际会议均应遵循先预报、后申报的流程。未经预报，不得申报。

     （三）预报、申报及总结平台：“中国教育系统学术会议云平台”（http://econf.hust.edu.cn/）。

     （四）未经教育部批准，不应举办国际会议，不应对外承诺举办国际会议，不得对外申办国际会议。

     （五）获批的国际会议应严格按照会议批件举办会议。

二、会议预报

     （一）预报时间：申请人应于2020年11月19日前完成会议预报。重大国际会议逾期不再接受预报；拟于2021年7月至12月举办的一般性国际会议，2021年4月可接受补预报。

     （二）预报流程：

       1、申请人在平台中填写会议预报后提交，我部进行初审；

       2 、初审通过后，申请人通过平台导出会议预报表，经申请单位签字盖章后，扫描上传申请平台并再次提交预报；

       3、我部终审通过后，向教育部正式提交会议预报。

三、会议申报

     （一）申报时间：会议预报获教育部批准后，即可开始申报流程。所有国际会议原则上应提前一年进行申报：重大国际会议须提前一年进行申报，最迟应于会议拟举办日期前5个月向教育部正式提交申请；一般国际会议最迟应于会议拟举办日期前3个月向教育部正式提交申请。                                                                                                  

     （二）申报流程：

       1、申请人在平台中提交会议申报后，由国际交流部进行初审；

       2、初审通过后，申请人应通过平台下载打印《会议安排表》和《校内审批流程表》，根据表格要求请相关部门负责人签字并加盖公章后，送至我部；

       3、我部通过OA提交申请并生成正式申请文；

       4、我部上传申请文并正式向教育部提交会议申请。

四、会议总结

    （一）总结时间：会议举办后的两个月内。根据教育部规定，自2021年起，新国际会议申请的受理将与该单位是否按规定时间时限报送会议总结挂钩。

    （二）总结流程：

       1、申请人在平台中填写会议总结后提交，我部进行初审；

       2、初审通过后，申请人通过平台导出会议总结表，经申请单位签字盖章后，报送我部；

       3、我部将会议总结表上传平台，正式提交会议总结。

       为满足本校各单位举办国际会议的需求，加强对国际会议的管理，请各单位切实遵照上述规定提前规划，严格把关，及时申报。

       联系人：外国专家事务办公室（国际交流部201室）  杨凡

       电话：68752852

                                                                                                                 国际交流部

                                                                                                             2020年11月4日

附件：

      1：国际会议预报及申报须知.docx

      2：“中国教育系统学术会议云平台”使用帮助.docx

（撰  稿：杨  凡   审  核：何小英）